Chữ ký số điện tử (token) có ý nghĩa gì? Chữ ký điện tử được dùng để làm gì? Tại sao cần phải có trong doanh nghiệp? Tìm hiểu về chữ ký số trong bài viết này.
CHỮ KÝ SỐ (TOKEN) LÀ GÌ?
Khái niệm chữ ký số
Có nhiều định nghĩa về chữ ký số. Ở góc độ doanh nghiệp sử dụng token, chữ ký số / chứng thư số / token điện tử… là thiết bị mã hóa toàn bộ dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, sử dụng chữ ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản. Các bản sao và tài liệu kỹ thuật số được thực hiện bằng các giao dịch điện tử hoặc qua internet.
Chữ ký số ngày nay có rất nhiều từ các nhà cung cấp uy tín như: Newca, Easy CA, Vin CA… Cùng xem qua bảng giá chữ ký số new ca để tham khảo nhé.
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 / NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số: “Chữ ký số” là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng, nhờ đó người nhận thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác:
Sự chuyển đổi trên được tạo ra bằng cách sử dụng cùng một khóa riêng tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi trên.
Chữ ký điện tử có thể được chia thành hai phần chính:
+ Phần cứng – như USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hoặc mã PIN;
+ Chứng thư số là một bộ phận cấu thành của chữ ký số, chứa toàn bộ dữ liệu được mã hóa của doanh nghiệp.
Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số được sử dụng để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử,… mà không cần phải in tờ khai và đóng dấu.
Ngoài ra, chữ ký số còn được các doanh nghiệp sử dụng để ký kết hợp đồng với các đối tác qua mạng internet mà không cần phải gặp mặt nhau.
Chữ ký số là thiết bị đảm bảo tính bảo mật tốt, an toàn và chính xác, toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng không từ chối trách nhiệm đối với nội dung đã ký, giúp cá nhân, tổ chức an tâm. chú ý hơn đến các giao dịch điện tử của họ.
Ngoài ra, chữ ký số còn giúp trao đổi dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức nhà nước dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý. , không phải in hồ sơ.
Các trường hợp sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử, chữ ký số không còn quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Vậy khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
Căn cứ vào Dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018 / NĐ-CP về hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính hoàn thiện và lấy ý kiến mới đây, có quy định các trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số. của người bán để đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.
Đặc biệt:
– Trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua website, hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không cần phải có một số tiêu chí, trong đó có chữ ký. điện tử của người bán và người mua.
– Tem, vé, thẻ điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
- Miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử
* Hóa đơn không có chữ ký điện tử của người mua có hợp lệ không?
Căn cứ Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014 / NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010 / NĐ-CP thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người mua vẫn có giá trị pháp lý. hợp pháp nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần chữ ký điện tử của người mua.
– Bên mua là đơn vị kế toán, nếu có các chứng từ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên lai thu tiền, phiếu thu,… để chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ. giữa hai bên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử nhưng người mua hàng chưa có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, Chữ ký điện tử ngoại tuyến) về máy tính và cắm mã thông báo chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục và tệp tin để ký. . Sau đó đưa tệp vào danh sách tệp chưa ký và nhấn nút ký tệp.
Theo đó, trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, trường hợp có sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần phải có biên bản điều chỉnh, hủy hóa đơn thì phải có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
* Khi nào người mua được miễn chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?
Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có cần làm công văn gửi cơ quan thuế để xin hay khi đủ các điều kiện trên thì mới được tự động áp dụng? Đó là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp mà hóa đơn điện tử EasyInvoice nhận được.
Trả lời DN về vấn đề này, đối với DN muốn được miễn chữ ký điện tử của người mua thì DN phải có văn bản gửi cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế chấp thuận mới được miễn. . Hơn nữa, việc miễn giảm này cũng sẽ được Cục Thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.
* Chữ ký số hết hạn có thể ký hóa đơn điện tử được không?
Trường hợp chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp sẽ không thể ký được hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì có thể xác thực và ký hóa đơn bình thường.
* Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, chữ ký số của doanh nghiệp phải hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
* Khi nào người mua được miễn chữ ký số?
Doanh nghiệp muốn được miễn chữ ký điện tử của người mua thì phải có văn bản gửi cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế chấp thuận mới được miễn. Hơn nữa, việc miễn giảm này cũng sẽ được Cục Thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.
Trên đây là giải đáp về thắc mắc “chữ ký số hết hạn sử dụng có được ký hóa đơn điện tử không” và một số trường hợp sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Theo dõi thêm thông tin tại: https://newca-chukyso.com/ nhé.
 là gì? Tại sao doanh nghiệp BẮT BUỘC có?){kind=link}